ماذا تعرف عن الكتابة الوظيفية وأنواعها؟

تعد الكتابة وسيلة لتوثيق الأفكار وتناقل المعلومات، وأداة فعالة في تثقيف القرّاء. تضم الكتابة الكثير من الأنواع مثل: الكتابة الإبداعية والتقنية، إضافةً إلى الكتابة الوظيفية التي لاقت ازدهارًا في عدة مجالات نظرًا للأسلوب المهني الموضوعي التي تتسم به. فما هي الكتابة الوظيفية؟ وهل تحتاج إليها في نشاطك التجاري؟

جدول المحتويات:

ما هي الكتابة الوظيفية؟

تُعنى الكتابة الوظيفية بتنظيم وتناول العديد من الأمور الرسمية، مثل المعاملات والشؤون الإدارية والبحوث والتقارير، وغيرها من المنافع العامة والخاصة. تهتم بتوصيل المعلومة بطابع رسمي دون الإسهاب، أي بشكلٍ مختصر وأكثر تحديدًا، وتكون الكتابة الوظيفية أكثر شيوعًا في المؤسسات الحكومية والخاصة.

الفرق بين الكتابة الوظيفية والإبداعية

على نقيض الكتابة الإبداعية، تخلو الكتابة الوظيفية من الألفاظ الأدبية والجمالية، وتبتعد عن التأثير العاطفي في محتواها. وهنا يكمن الفرق بين الكتابة الوظيفية والإبداعية، إذ تهتم الكتابة الإبداعية بتوظيف العنصر العاطفي وإضافة الزخارف اللفظية والموسيقية التي تجذب القارئ، كما نجد في النثر والشعر. بينما تستقطب الكتابة الوظيفية الأشخاص المهتمين بالموضوع الذي تغطيه وبالقيمة المستفادة منه.

خصائص الكتابة الوظيفية

تمتلك الكتابة الوظيفية عدة خصائص وسمات يجب أن تحرص على استيفائها، واتباعها كي توافق الشروط التي تقدم العمل المطلوب وتحقق أهدافه. تتمثل هذه الخصائص فيما يلي:

  • الموضوعية

أهم ما يميز الكتابة الوظيفية، هو أنها لا تعبر عن رأي الكاتب، بل تستعرض حقائق يتفق عليها الجميع بوجود البراهين اللازمة لذلك. لذا، من المهم جدًا أن تتجنب إيضاح موقفك الشخصي وتصوراتك لجانب معين، وأن تكتب بأسلوب يُرضي الجميع باختلاف آرائهم.

  • الوضوح

تبتعد الكتابة الوظيفية عن الغموض في الأسلوب أو استخدام المعاني المعقدة، لأنه يجب أن يتم فهمها بطريقة واحدة فقط، أي ألّا تحتمل دلالاتها التأويل، تبعًا لدورها المهني بامتياز. لذا، تستخدم الكتابة الوظيفية المصطلحات الواضحة، وتقدم شروحًا لأي مصطلح مُعقد وجب تضمينه، لتجنب سوء أو عدم الفهم.

  • الإيجاز

الإيجاز والاختصار لا يعنيان بالضرورة القِصّر، بل يعنيان عدم التطرق لأي معلومات إضافية وغير ضرورية، أو غير متعلقة بالموضوع المراد تقديمه. في الكتابة الوظيفية، اهتم فقط بكتابة ما يحمل وزنًا في القيمة المستفادة من النص، دون الاسترسال بالكثير من التفاصيل، أو التكرار والحشو.

  • الدِّقَّة

مهما حاولت استيفاء معايير الجودة في أسلوب كتابتك وفي عملك، سوف يتم استبعاد في حال لم يقدم معلومات صحيحة 100%. فالهدف الأساسي من الكتابة الوظيفية مهما كان نوعها، هو الحصول على حقائق ومعلومات يمكن الاستناد بناءً عليها.

  • التكامل

تتسم الكتابة عمومًا بوحدة الموضوع، بحيث يتوافر تناسق واضح بين أجزائه من المقدمة إلى الخاتمة في تناول الفكرة والعنوان الذي يعبر عن المضمون. ومن المهم أن يحرص الكاتب أيضًا على شمول الفكرة المتناولة وإعطاء كل جانب منها حقه.

ما هي أنواع الكتابة الوظيفية؟

تحتوي الكتابة الوظيفية على عدة أنواع تبعًا لطبيعة العمل المتناول والأسلوب المتبع في صقل الأفكار وتدوينها. تنقسم هذه الأنواع إلى الأقسام التالية:

أولًا: التقرير

تعد التقارير وسيلة رئيسة في تأدية أنشطة الأعمال التجارية بصرف النظر عن حجمها أو مجالها، وتستخدم في مختلف الأقسام والجوانب. يتم إعداد التقرير بواسطة تجميع المعلومات والبيانات ومراجعتها، وتقديم تحليل ودراسة كاملة تساعد على توجيه صناع القرار نحو الخِيار الأنسب، وتقديم حلول لمشكلة ما. تشمل أنواع التقارير في المؤسسات ما يلي:

  • التقارير التحليلية: توفر تقييمًا وتحليلاً لأداء العمل التجاري، وتصورات دقيقة عن وسائل التحسين والتطوير الممكنة. يمكن أن يشمل ذلك دراسة للمبيعات وفعالية الحملات التسويقية.
  • تقارير دراسة الجدوى: تخص هذه التقارير المشروعات الجديدة والشركات الناشئة، بتحديد جميع الإيجابيات والسلبيات التي قد يحملها العمل التجاري، ومدى فعاليته في السوق.
  • التقارير المرحلية: توفر رؤية واضحة للحالة الحالية للمشروع أو الشركة، ومناقشة أي تقدم محرز، بالإضافة لدراسة الخطط والمهام القادمة والمستقبلية.
  • التقارير السنوية: يعد هذا النوع وثيقة لتوضيح النمو الذي حققته الشركة وجميع النتائج التي تم الوصول إليها خلال العام، بالإضافة إلى أن التقارير السنوية تمكن الشركة من مقارنة أدائها مع المنافسين.
  • التقارير المالية: تتعلق بالأمور المالية وكل ما له عَلاقة بالأرباح، بتوثيق النفقات والمبيعات. يساعد ذلك على التخطيط السليم لميزانية المشروع.

ثانيًا: السيرة الذاتية

تعد السيرة الذاتية بمنزلة تعريف وظيفي عن نفسك، تستعين بها عند التقديم لعرض عملٍ ما. تُعنى السيرة الذاتية بتوفير كافة البيانات التي تحتجها الجهة المُقدم إليها، من معلومات شخصية إلى مؤهلات وخبرات. عادةً ما لا تتعد السيرة الذاتية صفحتين أو أكثر بقليل.

ثالثًا: التلخيص

يتسم التلخيص بإبراز نص معين بإيجاز في عدد كلمات محدودة تتمثل في نصٍ مختصَر. يركز التلخيص على تناول الأفكار الرئيسية وتجنب الاسترسال في التفاصيل، مع الحفاظ على شمول وماهية الموضوع لتحقيق القيمة التي يقدمها. يُوجب على من يكتب تلخيص معين أن يقرأ النص الأصلي بتركيز لاستيفاء جميع النِّقَاط المهمة وتضمينها.

أبرز الأمثلة على هذا النوع هو تلخيص الكتب بمختلف مجالاتها ولغاتها. والتلخيص التنفيذي للشركات، بحيث تتناول خُطَّة العمل والمشاكل التي يقدم لها العمل حلولاً، بالإضافة للسوق المستهدف وما إلى ذلك بشكلٍ وافي ومختصر، غالبًا ما يُقدم الملخص التنفيذي للمستثمرين.

رابعًا: الرسائل الإدارية

تعد الرسائل الإدارية بمنزلة وثائق تنظيمية في قطاع العمل، وتُستخدم في التواصل بين الجهات والمؤسسات الرسمية، بالإضافة لأنها وسيلة تواصل بين فروع طاقم العمل، خصوصًا عند تواصل الفرع الإداري مع باقي الفروع، مثل إرسال رسالة ترقية مثلاً. عادةً ما يتم الاستعانة بالرسائل البريدية عند إتمام أي صفقة تجارية معينة أيضًا. وبذلك تساهم في تطوير العمل والزيادة من المهنية والاحترافية.

خامسًا: البحث العلمي

يمكن تعريف البحث العلمي بأنه طريقة منهجية تقدم تحليلاً موضوعيًا لمعلومات معينة في مجالٍ ما من أجل التحقق من صحتها. يقدم البحث العلمي حقائق وبراهين يتم من خلالها حل مشكلة ما أو اكتشاف شيء جديد يخص المجال الذي تعمل به. تساعد البحوث العلمية في الوصول إلى قرارات إدارية دقيقة تم الحصول عليها بالتقييم والتجريب والتعليل.

كيفية إتقان الكتابة الوظيفية

تمتلك الكتابة الوظيفية عدة قواعد وتقنيات يجب إتباعها في سبيل إتقانها وتقديم عمل يوافق جميع المعايير التي تخصها. إليك عدة نصائح وخطوات من أجل إتقان الكتابة الوظيفية:

  • الإلمام الكامل بقواعد ونحو اللغة المستخدمة في الكتابة، بالإضافة للاهتمام بتوظيف علامات الترقيم بشكلٍ سليم. فالمحتوى المميز بحاجة إلى أن تتم صياغته وِفق أساسيات الكتابة.
  • القراءة الحثيثة في المجال الذي تكتب فيه أو عنه، من أجل تناول الموضوع بدقة واحترافية بعد تكوين خلفية واضحة عنه. كما أن القراءة عمومًا ترفع من الحصيلة اللغوية وتثري كتاباتك.
  • اهتم بوضع خطة محددة ومدروسة تشكل مخططًا لعناصر الموضوع، للحفاظ على الوحدة والتناسق في أجزاء العمل، بالإضافة إلى تحقيق الشمول لكافة جوانب الموضوع.
  • الاستعانة بالمراجع المضمون صحتها عند الحاجة إليها.
  • الاطلاع على أمثلة مشابهة لما ستتناوله في كتابتك، سيساعدك الأمر على صقل أفكارك بشكلٍ أفضل، و سيسهل من عملية الكتابة والعصف الذهني.
  • التوجه بالسؤال والاستماع للخبراء في المجال والنوع الذي تكتب به، سيؤدي ذلك إلى استخدام تقنيات أكثر احترافية وفعالية بعملك.
  • عند الانتهاء من كتابة العمل الموكل إليك، أنظر إليه كمسودة أولى ليس إلا، وقم بتنقيحه بحرص ودقة حتى تصل إلى النسخة النهائية.
  • لا يمكنك تحسين مستواك في الكتابة الوظيفية دون التدريب المستمر. لذا، احرص على ممارستها والتمرين عليها باستمرار، ستُكسبك هذه العادة أسلوبًا مميزًا وخاصًا بك في الكتابة، ويتيح لك فرصة تطويره.

ختامًا، في عالم الأعمال، تُعد الكتابة الوظيفية بمنزلة وسيلة غاية في الأهمية، لأنها ببساطة تختص بتنظيم جوانب العمل كافة بدءًا من التخطيط له حتى إدارته. لذا من المهم جدًا توظيف كتاب محتوى مختصين عبر مستقل، أكبر منصة عربية للعمل الحر، ليعد لك محتوى مميز ذا طابع رسمي قوي ومتماسك يلبي الغرض المنوط به إلى الجهات أو الأشخاص المعنيين.

تم النشر في: التسويق بالمحتوى منذ شهرين

المصدر