كيف تحدد مؤشرات الأداء الرئيسية kpis للموظفين؟

كيف-تحدد-مؤشرات-الأداء-الرئيسية-kpis-للموظفين؟

كيف تحدد مؤشرات الأداء الرئيسية kpis للموظفين؟

مؤشرات الأداء الرئيسية Key Performance Indicators أحد المكونات الهامة في تتبع أداء الشركات وقياس قدرة كل قسم من أقسامها على إنجاز المهام والمسؤوليات المنوطة به بالشكل الأمثل، لتحسين مستوى أعمالها من كافة الجوانب. تتعدد مؤشرات الأداء الرئيسية وفقًا للهدف المرغوب منها، ومن أبرزها مؤشرات الأداء الوظيفي.

جدول المحتويات:

ما هي مؤشرات الأداء الرئيسية؟

تمثل مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs مجموعة من القيم الذي توضح قدرة الشركة على تنفيذ مهامها، والوصول إلى الأهداف الرئيسية التي تساهم بتحقيق فوائد مستقبلية تساهم في نجاح فريق العمل والشركة، وتساهم في تزويد أصحاب القرار بالبيانات اللازمة لإجراء التحليلات المناسبة، والتركيز على الأمور الأكثر أهمية.

ما يتم قياسه، يتم إنجازه – بيتر دراكر، خبير اقتصادي

تكمن صعوبة اعتماد الشركات على مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs في وجود عدد هائل من هذه المؤشرات، وبالتبعية عدم القدرة على اختيار المناسب منها. ما قد يسبب تحديات للشركة عند قياس بيانات كثيرة لا داعي لها، أو اختيار مؤشرات أداء بسيطة لا تقدم بيانات قيّمة لقياسها والاعتماد عليها في أخذ القرارات.

عندما يكون الفريق الإداري قادرًا على فهم طبيعة عمل الشركة، والدخول في تفاصيل الأنشطة التي تعمل من خلالها، واختيار مؤشرات الأداء الرئيسية المناسبة لهذه الأنشطة، تستطيع الشركة خلق مِيزة تنافسية تتفوق بها عن باقي الشركات المنافسة في السوق المستهدف.

استخدامات مؤشرات الأداء الرئيسية

تختلف استخدامات مؤشرات الأداء الرئيسية لتشمل جميع جوانب الشركة، وعلى مختلف الأصعدة الإنتاجية وغير الإنتاجية، إذ تساهم هذه الاستخدامات بوضع تصور حقيقي يتيح لأصحاب القرار أخذ القرارات المناسبة التي تلائم عمل الشركة وفقًا لهذه المؤشرات.

أولًا: أدوات أساسية لصنع القرار

ترتبط مؤشرات الأداء الرئيسية ارتباطًا وثيقًا بمختلف مفاصل الشركة، استنادًا للمؤشرات المنتقاة التي تساعد في تحديد الإجابات على التساؤلات الهامة فيما يتعلق بأعمال الشركة، واتخاذ القرارات المناسبة استنادًا للإجابات التي تقدمها هذه المؤشرات.

ثانيًا: أدوات توجيهية

تستخدم المستويات الإدارية في الشركات مؤشرات الأداء الرئيسية كأداة توجيه مفيدة في تحديد مسار الشركة نحو تحقيق أهدافها، وتحديد أماكن الانحراف في حال وجوده. تسلط مجموعة مؤشرات الأداء الرئيسية -المنتقاة بشكلٍ صحيح- الضوء على العناصر الأساسية للأداء، والتركيز على العناصر التي تحتاج إلى متابعة واهتمام.

ما أهمية مؤشرات الأداء الرئيسية في عمل الشركات؟

تمثل مؤشرات قياس الأداء الوسيلة الأهم التي تحدد دعم فرق العمل لأهداف الخطة الخاصة بالشركة، إذ تساعد على مقارنة العمل المنفذ مقابل العمل المطلوب وفق الخطة، وتحديد أوجه التقصير في تنفيذ العمل في حال وجوده.

1. إجراء فحص دوري لأنشطة الشركة

تتيح مؤشرات قياس الأداء إجراء فحص حقيقي لجميع نشاطات الشركة، والتعرف على أماكن الخلل في أداء المهام، ورفع المعلومات المرتبطة إلى المسؤولين للاطلاع على نتائج هذا الفحص، وتقديم التقارير المناسبة لهما فيما يتعلق بالأنشطة المقاسة وِفق المؤشرات.

2. تحديد التعديلات الضرورية للأعمال

يمكن أن يساعد قياس مؤشرات الأداء في تحديد جوانب النجاح والفشل، وهذا ما يتيح لأصحاب القرار اتخاذ الإجراءات اللازمة لرفع فرص النجاح وتخفيض احتمالات الفشل في تنفيذ المهام، وتحقيق الأهداف الكبرى للشركة.

3. التأكد من تأدية المسؤوليات بالشكل الصحيح

يعد تتبع تأدية المسؤوليات بالشكل الصحيح أحد أهم الصعاب التي تواجه إدارة الشركة، نظرًا لتعدد مهام الشركات، ووجود روابط معقدة بين هذه المهام. توفر مؤشرات الأداء الرئيسية المعايير المناسبة للتأكد من قيام أعضاء الفرق بمسؤولياتهم على أكمل وجه وأسرع وقت ممكن.

4. ضمان التوجيه الصحيح لفريق العمل

مهما كان النوع المعتمد من أنواع مؤشرات قياس الأداء في الشركة، فإن المؤشرات تضمن وضع فرق العمل على الطريق الصحيح المناسب لتحقيق متطلبات وأهداف الشركة بأقصر وقت وأقل تكلفة، وأعلى جودة ممكنة.

ما هي تصنيفات مؤشرات الأداء الوظيفي؟

تمتلك مؤشرات الأداء الوظيفي أهمية إضافية عند تقييم العمل المؤسسي للشركة، إذ تعد القسم الأهم في إدارة شؤون الموظفين وطريقة عملهم بما يحقق المنافع للشركة. تتعدد مؤشرات الأداء الوظيفي المستخدمة من قِبل فرق الموارد البشرية في الشركات لتصل إلى عشرات المؤشرات، وتختلف أساليب استخدام هذه المؤشرات حَسَبَ طبيعة المعلومات المطلوب تحليلها، إلا أن هناك أربع تصنيفات رئيسية هي:

أولًا: مؤشرات تعويضات الموظفين

يدل مؤشر أداء تعويضات الموظف على ما يكسبه الموظف من ميزات تشجيعية تساعد في تحسين أدائه الوظيفي، الذي يحسّن بدوره الأداء الكلي للشركة. يمثل مؤشر مصاريف الرعاية الصحية لكل موظف على رأس عمله أحد الأمثلة عن هذا النوع من المؤشرات، إذ يوفر المعلومات اللازمة للشركة عن مدى شمولية خُطَّة الرعاية الصحية المعتمدة للموظفين العاملين.

ثانيًا: المؤشرات المرتبطة بثقافة الشركة

تشمل ثقافة الشركة القيم والعادات والأهداف والأفكار، حتى الرسالة التي تظهر هُوِيَّة الشركة وتنظم أعمالها. تحتاج الشركة إلى مؤشرات أداء رئيسية تقيس التزام موظفي الشركة بثقافتها، من المؤشرات المعتمدة في هذا التصنيف هو النسبة المئوية للإجازات المستخدمة من قِبل الموظف، إذ تُظهِر التوازن بين رغبة الموظفين في العمل لدى الشركة، وبين التزاماتهم الحياتية خارج إطار الشركة.

ثالثًا: مؤشرات الأداء الرئيسية المرتبطة بالتوظيف

ترتبط هذه المؤشرات بآلية وطرق التوظيف في الشركة، وتعطي تصوّرًا دقيقًا عن خُطَّة التوظيف للشركة خلال المدّة الزمنية المقبلة. ينتمي مؤشر إنهاء الخِدْمَات القسري إلى هذا التصنيف، ويشير إلى عدد الاستقالات المقدمة من مديري الأقسام لإنهاء خِدْمَات موظف، نسبةً لعدد الاستقالات الكلي في الشركة خلال مدّة زمنية معينة.

رابعًا: مؤشرات الأداء المرتبطة بالإنجاز

تتيح هذه المؤشرات قياس أداء الشركة، وقدرات كل موظف على تحقيق التوجه الأساسي للشركة، وتتيح هذه المؤشرات رسم خطط تشغيلية تتناسب مع تحقيق التوجه الاستراتيجي للشركة استنادًا لهذه المؤشرات.

يعد مؤشر الترقيات الداخلية والتعيينات الخارجية مؤشرًا هامًا من مؤشرات الأداء الرئيسية المرتبطة بالإنجاز، إذ يتيح للمحلل تقييم قدرات الشركة ومستوى الخبرة التي يمتلكها الكادر الوظيفي ضمنها، وتقديم التقرير الذي يفيد في تخطيط الترقية الإدارية للموظفين.

6 نصائح لوضع مؤشرات الأداء الوظيفي في شركتك؟

تعتمد الشركات في تقييم موظفيها، إضافةً إلى بعض من أجزاء تقييم أدائها، على مؤشرات الأداء الوظيفي التي تمثل سلوك الموظفين في تنفيذ أعمالهم ورضاهم الوظيفي، إضافةً إلى سلوك الشركة في الاستفادة من أعمالهم المقدمة وتوظيفها على الوجه المناسب.

1. حدد كيف ستستخدم مؤشرات الأداء للموظفين

تحدث مع المسؤولين عن التقارير التي تمثل مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بالموظفين، واتفق على ما يرغبون بالوصول إليه من خلال هذه التقارير، وكيف سيستخدمونها، وما هي أنواع الموظفين المناسبة لتأدية الأعمال لديهم . يساعد هذا الحوار في تحديد المؤشرات اللازمة لقياس المطلوب بأفضل طريقة.

2. ضع مؤشرات أداء ذكية SMART

من الأفضل أن تتبع مؤشرات أداء الموظفين دلالات الأهداف الذكية SMART، هذا يعني أن تكون محددة وقابلة للقياس، دقيقة وواقعية، مرتبطة بهدف معين ومحددة بوقت معين.

يعد مؤشر رفع إنتاجية الموظفين في القطاع الإنتاجي بمعدل 10% خلال السنة القادمة أحد مؤشرات الأداء المرتبطة بأهداف ذكية فهو محدد بكمية الإنتاج، وهي قابلة للقياس، دقيقة بقيمة 10%، واقعية يمكن تحقيقها، ومحددة بفترة سنة واحدة.

3. اجعلها واضحة للفريق

لا بد من ضمان أن أعضاء الفريق قد أصبحوا على دراية كاملة بمدلولات المؤشر المستخدم، لكي يكونوا قادرين على العمل سعيًا لتحقيقها، وألا تكون جهود الموظفين بعيدة عن قيم المؤشرات المطلوبة.

4. أنشئ ارتباطًا مع الأهداف الاستراتيجية للشركة

لن تحقق مؤشرات الأداء الرئيسية الغاية منها في حال لم تكن مرتبطة بالأهداف الموضوعة ضمن الخطة الاستراتيجية للشركة، لذا يجب أن يرتبط كل مؤشر خاص بأداء الموظفين بهدف استراتيجي للشركة يساهم في تحقيقه، كربط مؤشر إنتاجية الموظف بزيادة المبيعات الاستراتيجي للشركة.

5. بسّط مؤشرات قياس الأداء بالشكل الأنسب

يجب على فريق الموارد البشرية وضع مؤشرات بسيطة غير صعبة الفهم، إذ تعمل المؤشرات البسيطة على تحسين أداء الموظفين نظرًا لقدرتهم بشكل أسهل للتعامل معها. يجب على المعنيين عدم تبسيط المؤشرات لدرجة تقلل من أهمية البيانات المرتبطة بهذه المؤشرات، تكمن الإدارة الناجحة لوضع المؤشرات بوضع مؤشرات قياس الأداء المناسبة، وبأبسط طريقة ممكنة.

6. صمم مؤشرات قابلة للمراجعة

مع اختلاف أداء أعضاء الفريق خلال فترات زمنية مختلفة، يحتاج مديرو الفرق ومديرو أقسام الموارد البشرية إلى مراجعة مؤشرات الأداء الرئيسية بشكل دائم. فقد تكون المعلومات الصادرة عن بعض المؤشرات غير هامة عند وضع الخطط الاستراتيجية أو التشغيلية المتلاحقة، أو قد تحتاج إلى تعديل هذه المؤشرات، نسبةً لتغيير جذري حصل في طريقة استخدام المعلومات التي تتيحها مؤشرات الأداء الرئيسية.

كيف تقيس مؤشرات الأداء الوظيفي بالشكل الأمثل؟

يمثل قياس مؤشرات الأداء الرئيسية عملية تحصيل المعلومات الناتجة عن تتبع المؤشرات وتحليلها وإعادة صياغة المعلومات بطريقة مناسبة لتكون بيانات مساعدة لأصحاب القرار لاتخاذ قرارات مناسبة في مراحل العمل المستقبلية للشركة. يعتمد تحليل مؤشرات الأداء الوظيفي على دِقَّة المعلومات المحصلة، إضافةً إلى خبرة الشخص المسؤول عن مؤشر أداء الموظفين المراد تحليله.

1. إدارة المؤشرات بطريقة تفاعلية

يتيح التعامل الإلكتروني مع مؤشرات الأداء الرئيسية عوامل متقدمة لا يتيح التعامل التقليدي أدائها، كالترشيحات وعوامل التصفية، خصوصًا في حال تتبع أكثر من مؤشر. إذ يمكن عرض قيم المؤشرات وفقًا لعدة عوامل تصنيف، كالعوامل الجغرافية والزمانية والمكانية وغيرها. واستخدام أكثر من عامل تصفية في وقتٍ واحد.

2. لا تكتفِ بالرؤية الرقمية للمؤشرات

تعطي الأرقام التي تتناولها المؤشرات دليلًا دقيقًا لسلوك الموظفين خلال مدة قصيرة، لكن لا يمكن ضمان صحة تلك الأرقام بالرغْم من دقتها، إذ يمكن أن تكون البيانات المدخلة للمؤشرات خاطئة، وتكون نتائج المؤشرات عندها خاطئة بالضرورة.

يجب على المحلل تقدير التأثير الذي سينتج عن التحليل على مستوى الموظفين، فإن كان مؤشر عدد استقالات الموظفين مرتفع، فلا بد من أن تضع نفسك بدلًا من هؤلاء الموظفين وتحدد سبب الاستقالة.

لا يضيف المؤشر أي قيمة في حال تتبع الأهداف والغايات دون النظر بشكل أساسي إلى تأثر الموظفين، فإن كان هناك خلل في الاستراتيجيات المتبعة، يجب أن تتواجد بين الموظفين وتبتعد عن أتمتة المتابعة، وإلقاء النظر بشكلٍ أبعد من الأرقام، واقتراح تعديل سياسات العمل إن اضطر الأمر.

3. قارن بين فترات مختلفة

يشير قياس الفترات الزمنية المختلفة لمؤشرات الأداء الرئيسية إلى تحديد اتجاه عمل الموظفين في الشركة بشكلٍ متقدم أو متراجع، فإن كانت إنتاجية الموظفين في الربع الثاني من السنة أكبر من الإنتاجية في ربعها الأول مثلًا، فيمكن فحص أثر نظام تحفيز الموظفين في تحسين مستوى الإنتاجية لديهم.

4. اعتمد نظام الإنذارات الآلي

تتيح تقنيات الأتمتة تحديد قيم مؤشرات الأداء الرئيسية المتوقعة لفترة زمنية مقبلة، يمكن للمحلل إعداد بيانات المؤشر لتلقي التنبيهات عند الوصول إلى قيمة معينة أو تجاوز القيمة العظمى أو الدنيا للمؤشر.

تساعد عمليات الأتمتة في تحديد اتجاه التحليل بشكل أسرع، واكتشاف التحسينات اللازمة لعمل الفريق، والتخفيض من العمل اليدوي للتحليل.

أخيرًا، تفيد مؤشرات الأداء الوظيفي بشكلٍ كبير في تطوير أعمال الشركة وتحقيق أهدافها الاستراتيجية، إذ تمكّن الإداريين من توجيه الموظفين نحو العمل المطلوب بأفضل الوسائل الممكنة، فلا بد من إيلاء الاهتمام الكافي عند تخطيطها، ومتابعتها باستمرار لتصويب أي خطأ حاصل في أدائها.

تم النشر في: نصائح لأصحاب الشركات منذ شهرين

المصدر