دليلك إلى التعامل مع الموظفين عن بعد بفاعلية

دليلك-إلى-التعامل-مع-الموظفين-عن-بعد-بفاعلية

دليلك إلى التعامل مع الموظفين عن بعد بفاعلية

الموظفون هم المحرك الأساسي لأي عمل، لذلك التعامل مع الموظفين وإدارتهم هو فن ومهارة ينبغي لأي مدير أو مسئول موارد بشرية اكتسابها لتكون مبنية على أساسٍ من المعرفة والخبرة، سواء كان العمل بالمقر أم عن بعد. لكن كيف يمكن التعامل مع المرؤوسين عن بعد؟

جدول المحتويات:

مستقبل التعامل مع الموظفين عن بعد

العمل عن بعد هو مستقبل جميع الأعمال، وتشير جميع الإحصائيات والدراسات أن نسب الموظفين عن بعد في زيادة مستمرة، سواء كانوا جزء من نظام مختلط يجمع بين العمل عن بعد وبالمقر، أو عن بعد فقط. حدوث تلك القفزة في ذلك النوع من العمل بدأ في التطور حتى قبل ظهور جائحة كورونا.

طبقًا لدراسة تؤكد أن نسبة الموظفين عن بعد بنهاية عام 2022 ستصل إلى 31% من إجمالي عدد الموظفين حول العالم. ومن المتوقع أن تنمو نِسَب العمل عن بعد بين موظفي المعرفة Knowledge Workers، ممن يعملون في مجالات أساسها العلوم كالمبرمجين والمهندسين وغيرهم إلى نحو 51%.

كلما زادت تلك النِسَب، ظهرت الحاجة إلى وضع حدود واضحة للتعامل مع الموظفين عن بعد. مثلًا، حين يرى المدير أن أحد موظفيه يشعر بالملل، عليه أن يكلفه بمهمة جديدة مختلفة عن روتينه؛ ليعطيه فرصة للتعلم. التعامل مع الموظف السيئ لا يعني فصله مباشرةً وعدم إعطائه فرصة، هنا يجب على المدير إعطاؤه الإرشادات والتوجيهات التي ستساعده على الإنجاز بصورة أكبر.

طبقًا لإحصائية أعدتها مجلة هارفارد بزنس ريفيو، شملت 215 مديرًا من 24 دولةً، عبّر فيها أكثر من 40% من المديرين عن اعتقادهم بأنهم غير قادرين على التعامل مع الموظفين عن بعد. في حين اتفق 38% منهم على عدم أداء الموظفين المهام بالكفاءة المطلوبة في حالة غيابهم عن مكان العمل. وبذلك نجد أن غياب الموظف عن المقر يولد الشك في نفس المدير ويقلل من ثقته بنفسه أيضًا.

إذًا مفتاح معضلة التعامل مع الموظفين عن بعد يكمن في بناء الثقة، وقبل أن يضع المدير استراتيجية للإدارة أساسها الثقة، عليه أن يدرك التحديات التي يواجهها موظفيه أثناء العمل عن بعد.

تحديات العمل عن بعد

أولًا: تحديات يواجهها الموظفون

يتسم العمل عن بعد بالكثير من المرونة والراحة، حيث يعمل الموظف مرتديًا ملابس أقل رسمية، ويجلس على مكتبه المريح، وغيرها من المميزات. رغم ذلك، رصد المكتب القومي للأبحاث الاقتصادية National Bureau of Economic Research، من خلال ورقة بحثية، ظاهرة تسلل العمل إلى وقت الراحة.

شملت الورقة البحثية متابعة أكثر من ثلاثة ملايين موظفٍ يعملون خلال 21 ألف شركة، وتضمنت عدة رسوم بيانية، أهمها كان الرسم البياني الخاص بفترة يوم العمل، والذي أظهر حدوث زيادة في تلك الفترة مباشرةً بعد الحظر الكامل الخاص بجائحة كورونا. الجدير بالذكر، فترة يوم العمل هي تلك الممتدة بين استقبال أول رسالة إلكترونية وآخر رسالة إلكترونية.

بالإضافة إلى اختلاط العمل بالراحة، يوجد تحدي آخر وهو الشعور بالوحدة، خاصةً لو الموظف يقيم وحيدًا بالمنزل. تلك التفاعلات الموجودة بالمكتب كثيرًا ما كانت تكسر حلقة الضغط والتوتر، فالإنسان اجتماعي في الأصل.

عند وضع إحدى استراتيجيات التعامل مع الموظفين عن بعد، يجب مراعاة المدير لحياة الموظف الشخصية فلا يطغى العمل عليها، كما يجب أن يوفر طريقة تحسن التواصل بين الأفراد، مما يؤدي إلى تحسين بيئة العمل عن بعد.

ثانيًا: تحديات يواجهها المديرون

حدود التعامل مع الموظفين تكون واضحة بالمكتب، ومع ذلك، حين ينتقل الموظف إلى المنزل، تصبح تلك الحدود مبهمة إلى حدٍ كبير، ويرجع ذلك إلى التحديات التي يواجهها كلا الطرفين، فيواجه المدير أيضًا تحديات منها:

1. انخفاض الثقة

تتولد الثقة تلقائيًا أثناء بناء الفريق، ولذلك حينما تقل الثقة لعدم وجود الموظفين في المكتب طوال الوقت؛ فذلك يعني عدم بناء الفريق بالشكل المطلوب. رغم ذلك، يسهل تخطي تلك المشكلة، فالعمل والإنتاجية يصبحان الحَكم في النهاية.

2. صعوبة التواصل

قد يكون التواصل أحد أخطر المشكلات التي يواجهها المديرون. في المكتب، يتواصل المدير مع الموظف من خلال استدعائه إلى مكتبه أو من خلال الهاتف الداخلي. أما في العمل عن بعد، قد يصبح التواصل أبطأ قليلًا ويحتاج إلى مزيد من الوقت لتحديد الميعاد المناسب. لذا، وضع خطة تحتوي على مبدأ تنظيم التواصل مع الموظفين عن بعد يعد خطوة أساسية باتجاه إدارة ناجحة للعمل.

3. غياب عوامل التحفيز

الحفاظ على تواصل قوي من أهم مهارات التعامل مع الموظفين، ولكنه لا يجعل الرؤية واضحة بالشكل الكافي، ودائمًا ما يشعر المدير بحدوث نقص بالمحفزات الخاصة بالعمل، وهو تحدي يتحتم عليه مواجهته والعمل على رفع الروح المعنوية لفريقه.

كمثال، يمكن إرسال الرسائل الإلكترونية غرضها الأساسي الثناء وشكر الموظفين والاطمئنان على صحتهم، وبذلك يكون الاهتمام بالموظف أحد عناصر توفير الأمان الوظيفي وتحفيز العاملين.

استراتيجيات التعامل مع الموظفين عن بعد

كما تراعي الاستراتيجية التحديات الأساسية عليها أن تواجه التعامل مع الموظف المتذمر، والموظف السيئ وكذلك الموظفين الجدد، وتكافئ الموظفين الجادين وغيرها من الأمور. وهي بذلك تسير بالتوازي مع أسلوب التعامل مع الموظفين في مقر العمل.

1. التعامل مع الموظفين الجدد

موظف حديث العهد بالشركة عيّنَه قسم الموارد البشرية لمؤهلاته ومهاراته الصالحة للتطبيق بالوظيفة، ولكن هذا لا يعني أنه يعرف كل شيء، فهو لا يزال في حالة تعلم دائمة عن الشركة ونظمها وطرق العمل بها. لذا، العمل عن بعد لن يمثل فكرة مريحة بالنسبة له، فإنْ كان يشعر بشيءٍ من التيه بين أروقة العمل بالمقر، فذلك التيه سيزداد مع العمل عن بعد.

دعم الموظفين الجدد يحتاج إلى تكليف أحد الموظفين القدامى ليكون مرشدًا له، حيث يوجهه إلى الصواب ويساعده على حل أي مشكلة يواجهها، بلا شك ذلك المرشد لن يستهلك كل وقته في متابعة الموظف الجديد، فهو لديه مهام أخرى يؤديها، لذلك يتحتم على الشركة توفير تدريب خاص للموظفين الجدد.

سيكون تدريب الموظفين الجدد عن بعد عبارة عن محاضرات مسجلة أو مباشرة على الإنترنت مع اختبارات ومهام تؤكد وصول المعلومة، تهتم فيها الشركة بشرح السياسات الخاصة بالعمل عن بعد ووسائل التواصل مع الرؤساء والزملاء وغيرها. كما أن تكليف الموظف الجديد بمهمة، يكون مسئولًا عنها بالكامل، من الأمور التي تعزز ثقته بنفسه وتنمي من مهاراته، وتساعده على الاندماج بصورة أكبر في بيئة العمل عن بعد.

2. التعامل مع الموظف المتذمر

الحفاظ على نقطة الاتصال بين المدير والموظف عن بعد يجعل المدير على دراية تامة بما يجري، فمن خلال تحديد مواعيد للتواصل، مثلًا مع بداية أسبوع العمل، لمراجعة المهام وموعد آخر لمراجعة نِسَب التقدم بكل مهمة قرب نهاية الأسبوع. من خلال هذا الأسلوب، سيسهل على المدير أو مسئول الموارد البشرية ملاحظة أي مشكلات، ومنها عدم رضا الموظف.

قبل اتخاذ أي إجراء، يجب عقد اجتماع مع الموظف باستخدام وسيلة الاتصال الافتراضية المناسبة، يعرض فيه الموظف أسباب استيائه، وبعد تحليل المشكلة يرجع المدير إلى سياسات الشركة ويوازنها بتصرفه، هل هو متوافق مع سياساتها أم يخالفها ويحق للموظف إبداء اعتراضه؟

3. التعامل مع الموظفين المجتهدين

هناك الكثير من الموظفين المجتهدين ممن يجدّون بالعمل لإثبات ذواتهم. وكجزء من عملية التحفيز ينبغي للمدير مكافأتهم بما يتناسب مع طبائعهم وميولهم، قد تتراوح المكافآت ما بين الحصول على هدية مادية كإرسال طرد يحتوي على درع مسجل عليه اسم الموظف، وقد تكون الهدية عبارة عن تدريب مدفوع من قِبل الشركة لتطوير الموظف.

7 خطوات للتعامل مع الموظفين عن بعد بفاعلية

هناك مهارات عدة يجب مراعاتها أثناء التعامل مع الموظفين عن بعد، وبعد تعيين التحديات التي سيواجهها الموظفون عن بعد والمديرون، وبعد وضع الخطوط الرئيسية للتعامل مع الموظفين تبعًا لسلوكهم، حان الوقت لبيان حدود التعامل مع الموظفين التي تراعي كل ما سبق:

1. ضع استراتيجية تواصل داخلي

تؤدي قلة التواصل إلى إنتاجية أقل واندماج أقل للموظف مع أهداف الشركة، ومرور الموظف بتجربة عمل سيئة تؤدي في النهاية إلى استقالته. هذا هو التنبيه الطارئ الذي يدفع المديرون إلى تخطيط استراتيجية تواصل داخلية.

استراتيجية التواصل الداخلية تحتاج إلى تحديد الوسيلة المثالية للتواصل مع الموظفين، يليه تحديد الأهداف التي ستعمل تلك الوسيلة على تحقيقها، ثم تعيين المحتوى الذي يترك أثرًا ويدفعهم للتفاعل بصورة أكبر، وضبط أفضل المواعيد للتواصل، وأخيرُا وضع المؤشرات التي توضح نجاح أو فشل تلك الاستراتيجية.

2. اتقن التواصل الاستباقي

لازمت مشكلة التواصل رحلة العمل عن بعد، ولتوفير الكثير من الوقت، على المدير معرفة الأسئلة والمشكلات التي من الممكن أن تواجه الموظف في أثناء عمله والإجابة عنها، مما يجعل الإنتاجية في أعلى معدلاتها، وهي تعتمد على تحليل الموقف باستمرار للتنبؤ بالتحديات التي ستواجه الموظف بالمرحلة القادمة.

يحتم على المدير أيضًا التركيز على السبب وراء كل مهمة يكلف بها فريقه وليس محتويات المهمة وطرق أدائها، لأن السبب يعد أحد أهم المحفزات التي تساعد الفريق على استكمال العمل مهما كان مرهقًا، أما ضياع السبب يضع الفريق في حالة استنزاف للطاقات والوقت غير المفهوم.

3. عبر عن الثقافة التنظيمية

لا ترتبط الثقافة التنظيمية لأي شركة بمقرها فقط، حيث ترافق العمل حيثما يذهب. فإذا كانت الشركة تؤمن بالثقافة السوقية، على المدير خلق روح المنافسة بين أفراد فريقه بطريقة إيجابية، تساعد على إنجاز العمل وإنهائه بالكفاءة المطلوبة.

تعريف الفريق بالثقافة التنظيمية بالشركة وإرشادهم لاتباعها لمن الأمور الشاقة والمرهقة داخل الشركة، ولذلك سيحتاج ذلك النشاط مجهود مضاعف خارجها، وسيكون ذلك من خلال عقد اجتماعات مكثفة مع الموظفين باستخدام أحد وسائل التواصل الافتراضية، كما سيحتاج إلى إجراء محادثات ذات طابع عفوي للتناول جوانب تلك الثقافة.

4. حدد استراتيجية بناء الثقة

يسهل على المدير بناء الثقة مع الموظف حين يكون التعامل وجهًا لوجه، ولكن مع التعامل مع الموظفين عن بعد تظهر المشكلة بقوة. قد تكون مسابقات بناء الفرق حلًا مقبولًا عند بعض الشركات بينما يصعب على غيرها تنفيذ ذلك.

دائمًا ما تحتاج الثقة إلى الشفافية، فالتقييم المتبادل أحد الحلول التي توضح ذلك الهدف، كما أن وجود روزنامة مشتركة بين الموظفين والمدير تحدد المواعيد المتاحة للعمل والتواصل، كذلك تحدد المواعيد التي يصعب التواصل فيها لأسباب شخصية كزيارة الطبيب وغيرها.

بناء الثقة لا تظهر ثماره بين ليلة وضحاها، فهو يعتمد على المتابعة والصبر وإعطاء المزيد من الفرص من قِبل المدير للموظف عن بعد. فإذا كان المدير من الناس الذين يفضلون متابعة التفاصيل الدقيقة التي يقوم بها الموظف خلال عمله، فلن تكون هناك فرصة لذلك بالنسبة للموظفين عن بعد، ويصعب عليه تحقيق تلك الحالة.

5. تذّكر أنهم جزءٌ من الشركة

ينبغي لك تذكير الموظفين دائمًا بأنهم جزء أصيل من الشركة، يمكنك تطبيق ذلك بطريقة مباشرةً من خلال الرسائل الإلكترونية التي تهنئ أحدهم بمرور ثلاث أشهر على تعيينه بالشركة مثلًا، وبطريقة غير مباشرة من خلال إرسال التحديثات الدورية الخاصة بالشركة من سياسات أو قرارات لإعلام الموظفين عن بعد بها.

التقدير من الاحتياجات الأساسية للإنسان طبقًا لهرم ماسلو، لذلك يجب على المدير أثناء التعامل مع الموظفين عن بعد إظهار الاهتمام بهم كجزء من واجباته بنفس قدر الاهتمام الذي يرسله إلى الموظف الموجود بمقر العمل.

6. اربط الواحد بالكل

في رأي كثيرٍ من المديرين، دعوة الموظفين عن بعد إلى المقر أو مكان للاجتماع، في حالة تواجدهم بنفس المدينة، يساعد على ربط كل موظف بالكل والكل بالشركة. ويجب أن تستغل تلك الاجتماعات أحسن استغلال من حيث تدريب الموظفين على مهارة جديدة والتعامل مع الموظفين عن بعد وجهًا لوجه بدلًا من الوسائط المستخدمة بالغالب.

بعد تحضير المدير أو مسئول الموارد البشرية لأسلوب التعامل مع الموظفين عن بعد وتغطيته لجميع الجوانب الحرجة، حان الوقت لإدارة الموظفين عن بعد لأول مرة، وليثبت المدير كفاءة أسلوبه في التعامل مع المرؤوسين عن بعد.

7. قيّم أداء الموظفين عن بعد

لن ينتظر المدير وقوع مشكلة ما حتى يقر أن أداء ذلك الموظف سيء، ولكن عليه من البداية توضيح ما ينتظره من الموظفين عن بعد، سواء كان ذلك عدد ساعات، إنتاجية أم جودة، فإن أنهى أحدهم مهمة لم تقابل المعايير المطلوبة عليه إثارة الانتباه تجاه تلك النقطة منعًا لتكرارها.

يظل العمل عن بعد في زيادة مستمرة، ولذلك فإن فن الإدارة والتعامل مع الموظفين عن بعد في حاجة دائمة للتطوير والتعديل بما يناسب الموظفين وروح العصر واحتياجاته. يمكنك دومًا توظيف أفضل الكفاءات والمواهب التقنية العربية عن بعد عبر منصة بعيد، أعلن عن وظائفك الشاغرة الآن.

تم النشر في: نصائح لأصحاب الشركات منذ 4 أسابيع

المصدر