إدارة المشاريع: كيف تنجز مشاريعك بكفاءة؟

إدارة-المشاريع:-كيف-تنجز-مشاريعك-بكفاءة؟

إدارة المشاريع: كيف تنجز مشاريعك بكفاءة؟

لا يقتصر نجاح مشروعك على فكرته الجيدة فقط، فبدون الإدارة السليمة، ستتخبط كثيرًا في أثناء التنفيذ، وقد تضيّع العديد من الفرص للنجاح كنتيجة لذلك. لذا، لا بد من معرفة أساسيات إدارة المشاريع projects management لتقدر على إنجاز مشاريعك بالكفاءة المطلوبة.

جدول المحتويات:

ما هي إدارة المشاريع projects management؟

إدارة المشاريع projects management هي تخصص يهتم بإنجاز أهداف محددة للمشاريع، بالالتزام بخطوات ومراحل معينة، تضمن تنفيذ مشروعك بالجودة المطلوبة. تتضمن أساسيات إدارة المشاريع أمور معينة من أهمها الآتي:

  • الهدف من المشروع: ما هو الهدف النهائي المرغوب تحقيقه من المشروع؟
  • الميزانية: ما هي التكلفة المخصصة أو المطلوبة لتنفيذ المشروع؟
  • الجدول الزمني: ما هي الفترة المستهدف تنفيذ المشروع فيها؟
  • نوع المشروع: تتعدد أنواع المشاريع وتصنّف بأكثر من صورة، أهمها مدى بساطة أو تعقيد المشروع.
  • مدير المشروع: من الشخص المسئول عن متابعة المهام وإدارتها؟

تختلف هذه المعطيات بالطبع من مشروعٍ لآخر، لذا من أهم أهداف إدارة المشاريع هو ضمان تنفيذه في إطار المعطيات المتوفرة في المشروع، فمثلًا لا يجب تجاوز الميزانية المحددة أو تخطي الجدول الزمني الموضوع. لذا، من المهم الاتفاق على هذه الأساسيات قبل البدء في أيٍ من خطوات إدارة المشاريع، حتى لا تحدث مشكلة لاحقًا عند التنفيذ.

ما هي أهمية إدارة المشاريع؟

تتمثل أهمية إدارة المشاريع في أنّها تخلق إطار منظم لتنفيذ المشروع، فبدلًا من العشوائية أو التخبط في تنفيذ المهام، تتولى إدارة المشاريع مسؤولية تنظيم هذه المهام، عبر مراحل إدارة المشاريع المختلفة. إلى جانب ذلك تتمثل أهميتها في الآتي:

  • اتّخاذ القرارات الصحيحة: توفّر إدارة المشاريع وخطواتها المختلفة البيانات المطلوبة، التي يمكن الاعتماد عليها لاتخاذ القرارات الصحيحة. فمثلًا من خلال دراسة المخاطر، سيصبح بالإمكان معرفة المشكلات المتوقعة، وبالتالي عند حدوثها يمكن اتخاذ القرار المناسب للتعامل معها.
  • توفير الوقت والجهد: في غياب إدارة المشاريع يضيع الكثير من الوقت والجهد، نتيجة للعشوائية ونقص التنظيم. لكن باستخدام منهجياتها التي تلائم المشروع، يُستثمر كلٌ من الوقت والجهد بطريقة فعّالة.
  • تحسين التعاون بين فريق العمل: تُستخدم إدارة المشاريع منهجيات وأدوات تؤدي إلى تعزيز العمل الجماعي بين الأقسام المختلفة في المشروع، وتضمن توزيع المهام بطريقة سلسة، لا تستغرق وقتًا من فريق العمل في استلام هذه المهام أو تسليمها بعد التنفيذ.
  • توظيف موارد المشروع بفعّالية: تسهّل إدارة المشاريع توظيف الموارد بطريقة فعّالة، بتوفيرها وتوزيعها بالشكل المطلوب في مختلف خطوات إدارة المشاريع.

مراحل إدارة المشاريع

تتضمن إدارة المشاريع التعامل مع مراحل المشروع الخمسة التي يمر بها، إذ في كل مرحلة هناك بعض المسؤوليات الواجب تنفيذها، لضمان تحقيق النتائج المطلوبة من المشروع. تتضمن مراحل إدارة المشاريع المراحل التالية:

1. البدء Intiating

تُعدّ مرحلة البدء بمثابة مرحلة بناء المشروع، فكل ما سيأتي لاحقًا سيعتمد على ما تم الاتفاق عليه في هذه المرحلة، فهي مرحلة وضع حجر الأساس لإطلاق المشروع. تنتهي هذه المرحلة غالبًا بعقد اجتماع انطلاق المشروع. تتضمن هذه المرحلة من مراحل إدارة المشاريع التركيز على الآتي:

  • دراسة الجدوى: لا بد من دراسة جدوى المشروع قبل أي شيء، للتأكد من إمكانية تنفيذ الفكرة فعلًا وقابلية نجاحها قبل المضيّ قدمًا في التنفيذ. ستفيد دراسة الجدوى كذلك في معرفة المخاطر المحتملة، لتُوضع في الحسبان ويتم التعامل معها في أثناء تنفيذ المشروع.
  • تحديد أهداف المشروع: ما هي الأهداف التي ستسعى إلى تحقيقها من المشروع؟ تأكد من جعل أهدافك ذكية SMART، لتضمن إمكانية تنفيذها خلال فترة المشروع المحددة.
  • تخصيص الميزانية: يحتاج أي مشروع إلى ميزانية لتنفيذه، وهذه واحدة من فوائد دراسة الجدوى، أنّها توضح بالضبط الميزانية المطلوبة للمشروع. لذا، تأكد من تخصيص الميزانية المناسبة، التي تضمن تحقيق النتائج المطلوبة من المشروع.
  • تكوين فريق المشروع: وفقًا لأهداف المشروع ستحتاج إلى تكوين فريق يتولى مسؤولية التنفيذ، ويتضمن إدارة المشروع إلى جانب الوظائف الأخرى التي ستحتاج إليها. أيًا تكن هذه الوظائف، لا بد من توضيح التوصيف الوظيفي لكلٍ منها والمسؤوليات المتوقعة، لتضمن تكوين الفريق المناسب للمشروع.
  • إنشاء ميثاق المشروع: يُنشئ في هذه المرحلة ميثاقًا للمشروع، لا سيّما إذا كان مشروعًا كبيرًا وسيمتد لفترة زمنية طويلة. يُطلق على هذا الميثاق مستند بدء المشروع (Project Intiating Document (PID، وهو يتضمن وصف للمشروع وأهدافه والمخاطر المتوقعة، وغيرها من التفاصيل المهمة في المشروع.

2. التخطيط Planning

التخطيط مرحلة أساسية في مراحل إدارة المشاريع، وهي التي تحدد المسار الذي سيسير فيه المشروع في أثناء التنفيذ. من أهم الأمور المطلوبة في هذه المرحلة:

  • تخطيط الموارد

سيحتاج المشروع إلى موارد لتنفيذه. لذا، وفقًا للميزانية المخصصة للمشروع، يمكنك البدء في تخطيط وتحديد الموارد وكيفية الحصول عليها.

  • وضع الجدول الزمني

من أهم أهداف إدارة المشاريع هي ضمان تنفيذ كل شيء في الموعد المحدد، وليحدث ذلك فلا بد في مرحلة التخطيط من وضع الجدول الزمني، الذي يتضمن مواعيد جميع المهام. يمكن تقسيم الجدول الزمني إلى مراحل، وتحديد المعالم الإرشادية Milestones لكل مرحلة، لتسهيل عملية المتابعة لاحقًا والتأكد من أنّ كل مرحلة تحدث بنجاح.

  • اختيار أساليب التواصل

يُعدّ التعاون بين فريق العمل من أهم فوائد إدارة المشاريع. يتطلب ذلك اختيار أساليب التواصل المناسبة في العمل، التي تضمن سهولة إدارة العمل ومتابعته. لذا، يمكن الاعتماد على أدوات إدارة المشاريع المتخصصة لتنظيم التواصل. يمكنك الاعتماد على أداة أنا من حسوب، التي تستخدم في التواصل بين فرق العمل، وتسهّل على مدير المشروع تنظيم وتوزيع المهام، والتواصل مع فريق العمل بسهولة.

  • توزيع المهام على الفريق

يتضمن تنفيذ المشروع مهام متنوعة، لهذا السبب تكّون فريق مسؤول عن المشروع من البداية. لذا، من الضروري في مرحلة التخطيط توزيع المهام على الفريق بطريقة صحيحة، واستثمار جهود جميع الأفراد الذين يعملون في المشروع، للحصول على تنفيذ مثالي لكل المهام.

  • وضع خطة إدارة المخاطر

تحتاج إدارة المشاريع الاحترافية إلى التعامل مع المخاطر بطريقة صحيحة، تضمن التخفيف من آثارها وتوفير سبل مناسبة للتعامل معها. يحدث ذلك عبر تجهيز خطة واضحة بخطوات عملية لإدارة المخاطر.

  • تحديد مقاييس النجاح

أخيرًا في مرحلة التخطيط لا بد من وضع مقاييس واضحة للنجاح، عبر تحديد مؤشرات قياس الأداء KPIs التي ستستخدم في تقييم جميع الأعمال والمهام بالمشروع.

3. التنفيذ Excuting

في هذه المرحلة يمكن الانتقال إلى تنفيذ الخطط الموضوعة، ومحاولة الالتزام بالجداول الزمنية والمهام الموزعة على جميع الأفراد. يتضمن ذلك متابعة الأقسام والعمليات المتعلقة بتنفيذ المشروع، مع استلام تقارير الأداء من الفريق، وتسليم التقارير إلى الأطراف الأخرى المعنية بالمشروع كمجلس الإدارة أو الشركاء.

لذا، يتركز دور إدارة المشاريع في هذه المرحلة على إدارة العمل بصورة عامة، والتأكد من أنّ كل شيء يسير كما خُطط له. وفي حالة حدوث مشكلة يمكن التدخل سريعًا واتخاذ الإجراءات التصحيحية المناسبة، مثل اقتراح تعديلات في طريقة تنفيذ المهام، أو توجيه الفريق لطرق جديدة في التنفيذ، أو حتى تعديل خطة عمل المشروع كاملًا.

4. المتابعة والتحكم Monitoring and Control

هذه المرحلة ليست مرحلة تالية للتنفيذ، إنما تحدث في الوقت ذاته، إذ تعتمد أغلب التداخلات أو الإجراءات التصحيحية على منهجية المتابعة والتحكم المتّبعة في المشروع. تتمثل أهمية هذه المرحلة في أنّها تركّز على المتابعة بصورة منهجية، من خلال أنشطة مخصصة مثل:

  • إدارة الموارد: التأكد من توفر الموارد المطلوبة للعمل في المواعيد المحددة لها، مع الالتزام بالميزانية المحددة للمشروع وعدم تجاوزها.
  • إدارة المخاطر: وفقًا لخطة إدارة المخاطر المحتملة، تتخذ إدارة المشاريع كلًا من الإجراءات الاستباقية لضمان عدم حدوث المخاطر من البداية، والإجراءات السريعة الرادعة في حالة حدوثها.
  • متابعة الأداء في ظل مؤشرات قياس الأداء: تُوضع مؤشرات قياس الأداء لتسهل تقييم الأداء في المشروع. يحدث ذلك في هذه المرحلة بمتابعة أداء الفريق دوريًا والتأكد من أنّ كل شيء يُنفذ وفقًا للمؤشرات الموضوعة.

5. الإنهاء Closeout

تُعدّ هذه المرحلة بمثابة نهاية المشروع، إذ تُسّلم فيها جميع المخرجات النهائية إلى الأطراف المشارِكة في المشروع كالشركاء ومجلس الإدارة. تتمثل قيمة هذه المرحلة في أنّها فرصة جيدة لتقييم ومراجعة كل ما حدث، بهدف الاستفادة من ذلك في أي مشاريع قادمة.

لذا، يمكن عقد اجتماع مع فريق العمل وجميع الأشخاص الذين اشتركوا في التنفيذ، لمناقشة ما حدث تفصيلًا وتقييم العمل بالكامل. يشمل هذا ذكر الأمور التي نُفذت بصورة جيدة، لاستثمار ذلك مستقبلًا، وكذلك ذكر الأمور التي قد تحتاج إلى تحسين، مع اقتراح حلول مناسبة لفعل ذلك.

6 نصائح مهمة في إدارة المشاريع

تحتاج إدارة المشاريع إلى جهدٍ مستمر، ولذلك ستساعدك هذه النصائح على تنفيذ عمليات إدارة المشاريع بفاعلية أكبر.

1. استثمر في برامج إدارة المشاريع

توجد العديد من برامج إدارة المشاريع والأدوات التي يمكن استخدامها، لمساعدتك على إدارة المشروع بفاعلية. لذا، من الجيد البحث عن أفضل هذه البرامج للاعتماد عليها في مشروعك في مشروعك، ما دامت ستمنحك فائدة كبيرة، وستزيد من فاعلية الأداء بالمشروع.

2. استخدم منهجيات إدارة المشاريع التي تناسب مشروعك

توجد العديد من المنهجيات المستخدمة في إدارة المشاريع، ولا يمكنك الاستغناء عنها في مشروعك، لأنّها ستسهل عليك إدارته، وتمنحك الفاعلية المنشودة في الأداء. من الأمثلة على منهجيات إدارة المشاريع:

  • منهجية الشلال Waterfall: يعتمد هذا النهج على جمع المتطلبات في بداية المشروع، وإنشاء خطة عمل لتوفير هذه المتطلبات، ثم تقييم النتائج في النهاية.
  • منهجية الأجايل Agile: يعتمد نهج الأجايل على التكرار، فهو يهتم بالتخطيط على المدى القصير، بالاعتماد على مهمات قصيرة Sprints، ثم يتم تطوير العمل وتحسينه وفقًا لنتائج هذه المهام.

3. اهتم بمرحلتي البدء والتخطيط كثيرًا

يعتمد التنفيذ الناجح للمشروع على ما قبله. لذا، اهتم بمرحلتي البدء والتخطيط، وامنحهما ما يستحقانه من الوقت، فلا تتعجل في التنفيذ ولا تبدأ إلّا عندما تتأكد من التخطيط لكل شيء جيدًا. سيؤدي ذلك إلى تقليل المخاطر في المشروع، وسيجعل عملية التنفيذ أكثر سلاسة، فلا تحتاج إلى الكثير من التدخلات والإجراءات التصحيحية.

4. تعلم إدارة الموارد جيدًا

يوجد للمشروع ميزانية محددة، وجزء من هذه الميزانية يُنفق على الموارد اللازمة لتنفيذ المشروع، إمّا مواد خام أو أشخاص أو غيرها من الموارد. لذا، تعلم كيفية إدارة هذه الموارد، ومحاولة تحقيق أقصى فاعلية وكفاءة من استخدامها، لتضمن عدم إهدار أي موارد في أثناء تنفيذ المشروع.

5. اتّخذ القرارات بالاعتماد على البيانات دائمًا

تحتاج إدارة المشاريع إلى اتخاذ العديد من القرارات باستمرار. لذا، كلّما وجدت نفسك في وضع يتطلب اتخاذ قرار معين، فمن المهم أن تفعل ذلك بالاعتماد على البيانات، مع تجنب الافتراضات والآراء الشخصية. ستساعدك البيانات على اتخاذ قرارات صحيحة وذات فائدة فعلية.

6. أدِر المشروع في مناخ وبيئة داعمة لفريق عملك

لا خلاف على قيمة فريق العمل في تنفيذ المشروع. لذا، تعلم إدارة المشاريع في مناخ وبيئة داعمة لفريق العمل، تساعد كل فرد على تقديم أقصى ما لديه. شاركهم بالأسباب من وراء المهام التي تسندها إليهم وأثرها على المشروع، واستمع لمقترحاتهم وآرائهم بشأن التنفيذ واستفِد منها في تحسين المشروع.

كيف توظف مدير مشروع محترف عبر موقع مستقل؟

ليس شرطًا أن تتولى بنفسك كصاحب عمل إدارة جميع المشاريع الداخلية، بل يمكنك توظيف مدير مشروع محترف عبر موقع مستقل، أكبر منصة عربية للعمل الحر، عبر الخطوات التالية:

1. اعرف المهارات المطلوب توافرها في مدير المشروع

يحتاج مدير المشروع إلى العديد من المهارات التي ستساعده على إدارة المشاريع. من أهم هذه المهارات:

  • التخطيط والتنبؤ: لا بد من تمتع مدير المشروع بالقدرة على التخطيط جيدًا لمهام المشروع، والتنبؤ وفقًا لذلك بالمشكلات والتحديات المحتملة، لوضع خطة إدارة المخاطر للتعامل معها.
  • حل المشكلات: في مراحل المشروع الخمسة قد تواجه إدارة المشاريع تحديات مختلفة، وهذا يحتاج إلى امتلاك مدير المشروع لمهارة حل المشكلات، ليتخذ أنسب القرارات للتعامل مع هذه التحديات بفاعلية.
  • التواصل: يعمل مدير المشروع مع أطراف متعددة، سواء فريق العمل أو الشركاء أو مجلس الإدارة، ولذلك لا بد من امتلاكه لمهارة التواصل الفعّال، لضمان المتابعة مع جميع الأطراف بالشكل المناسب في التوقيت الصحيح.
  • تتبع الأداء: يتمثل جزء من أهمية إدارة المشاريع في القدرة على اتخاذ الإجراءات التصحيحية سريعًا، وليحدث ذلك فلا بد من امتلاك مدير المشروع لمهارة تتبع الأداء، لمعرفة المشكلات الحادثة في الأداء والتدخل لإصلاحها.
  • التنظيم: يحتاج مدير المشروع إلى مهارة التنظيم، ليعرف كيفية استغلال الموارد المتاحة بتوزيعها في كل مرحلة بطريقة صحيحة، إلى جانب توزيع المهام على فريق العمل، ثم استلام النتائج منهم بعد التنفيذ.
  • المرونة: في النهاية لا يخلو أي مشروع من أوضاع طارئة، لذا لا بد من امتلاك مدير المشروع للمرونة التي تتيح له التكيف مع الأوضاع المختلفة سريعًا.

2. اكتب وصفًا تفصيليًا للمشروع

يمكنك الانتقال إلى كتابة وصف المشروع بتوضيح جميع التفاصيل الخاصة به، مثل التعريف بالمشروع وأهدافه والنتائج المتوقعة من مدير المشروع، لمساعدة المستقلين على تكوين صورة واضحة عن المطلوب. من المهم كذلك مشاركة المهام التي تتوقع من مدير المشروع توليها عند توظيفه. في حال كان لديك أي ملفات ستساعد المستقلين على فهم المشروع، أرفقها في المشروع كذلك.

3. راجع عروض المستقلين للاختيار من بينها

بعد كتابة عرض المشروع، راجع عروض المستقلين لتقييمها، وتأكد من إلقاء نظرة على حساب المستقل، لمعرفة الخبرات التي لديه في إدارة المشاريع، وإذا توافقت مع ما تبحث عنه. انظر أيضًا لمعرض أعماله وتقييماته السابقة، وأخيرًا إذا كان لديك أي استفسارات أرسلها للمستقل في رسالة. وفقًا لهذه العوامل يمكنك المفاضلة بين المستقلين، وتوظيف أنسبهم لمشروعك.

ختامًا، تلعب إدارة المشاريع دورًا محوريًا في نجاح المشروع من عدمه، لذلك تأكد دائمًا من فهمك لجميع مراحل إدارة المشاريع، وتعلم كيفية التعامل مع كل مرحلة بطريقة صحيحة، ووظّف أفضل المتخصصين في إدارة المشاريع من مستقل، لتضمن تنفيذًا ناجحًا ومثاليًا لمشروعك.

تم النشر في: نصائح ريادية منذ دقيقتين

المصدر

ماذا-تعرف-عن-مجال-تحليل-البيانات؟

ماذا تعرف عن مجال تحليل البيانات؟

لا شيء أكثر وفرة في العصر التكنولوجي الحالي من البيانات، إذ إن استغلالها وفق أسس تقنية وعلمية سيضمن للشركات تحقيق المزيد من النجاح. لذلك يمكن