تُعدّ الفواتير إحدى أهم الإجراءات المحاسبية عند إنجاز المعاملات المالية للأنشطة التجارية المختلفة. ومع التحول الرقمي الملحوظ الذي تتبعه الشركات لأتمتة معاملاتها المالية، ظهرت الفاتورة الإلكترونية، وأصبحت أداة أساسية لتتبع سجل المدفوعات وحفظه بدقة، وتسريع المعاملات مع العملاء. فما هي خطوات تصميم فاتورة إلكترونية احترافية لأصحاب الأعمال؟ وما المعلومات الواجب تضمينها؟
جدول المحتويات:
- ما المقصود بقالب الفاتورة الإلكترونية؟
- ما هو البرنامج الأفضل لتصميم فاتورة إلكترونية؟
- خطوات تصميم فاتورة إلكترونية احترافية
- نصائح لتصميم قالب فاتورة احترافي
ما المقصود بقالب الفاتورة الإلكترونية؟
قالب الفاتورة الإلكترونية عبارة عن مستند إلكتروني خاص بتحرير وإصدار الفواتير بشكل مستمر وسريع عبر أتمتة العمليات الحسابية، ويساعد أيضًا في توثيق المعاملات المالية لمراقبتها وتحليلها. عادةً ما يُصمم قالب الفاتورة بشكل يحقق احترافية واتساق العلامة التجارية في معاملاتها المالية المختلفة، باحتوائه على اسم الشركة وشعارها، بالإضافة لباقي التفاصيل التي تخص المعاملة المالية بحد ذاتها، وتتمثل فيما يلي:
- معلومات العميل، مثل الاسم الشخصي أو اسم الشركة، بالإضافة لرقم الهاتف أو البريد الإلكتروني.
- جدول المنتجات أو الخدمات المباعة، وعادةً ما يحتوي على اسم المنتج أو الخدمة، والسعر.
- طريقة الدفع، التي تكون كاش أو عبر البطاقة البنكية، أو غير ذلك من طرق الدفع الإلكتروني.
- الشروط والأحكام الخاصة بآلية السداد.
- رقم الفاتورة وتاريخ إصدارها.
ما هو البرنامج الأفضل لتصميم فاتورة إلكترونية؟
تحتاج الأنشطة التجارية لإدخال البيانات في الفواتير قبل إصدارها، لذا فإن تصميم فاتورة إلكترونية على أحد برامج التصميم مثل الفوتوشوب والاليستريتور ليس الخيار الأمثل، فلن يتمكن العميل حينها من التعديل والإضافة. أضف على ذلك أن العمليات الحسابية في هذه الحالة لن تكون مؤتمة، فتكون احتمالية الخطأ البشري واردة، ولا تحقق الفاتورة الإلكترونية ميزاتها كافة.
تبعًا لذلك، ننصحك باستخدام برنامج مايكروسوفت إكسل Excel؛ لسهولة التعامل معه من قِبل العملاء، وقدرته على أتمتة العمليات الحسابية بدقة. ناهيك عن أن تصميم قالب فاتورة إلكترونية احترافي لا يتطلب برنامج تصميم متقدم، فبرنامج الإكسل يغطي متطلبات الفاتورة الإلكترونية كاملةً.
خطوات تصميم فاتورة إلكترونية احترافية
للحصول على قالب فاتورة تستخدمه الأنشطة التجارية بكفاءة ويلبي احتياجات العملاء، اتبع الخطوات التالية بدقة:
1. تحديد نوع قالب الفاتورة
بشكلٍ عام، يوجد نوعان من الفواتير: فواتير المنتجات التي تستخدمها المتاجر باختلاف أنواعها، وفواتير الخدمات التي يستخدمها الأفراد والشركات من مقدمي الخدمات. يختلف النوعان بشكل جوهري في طريقة تحديد السعر، فالمنتجات سعرها يحدَد بالكمية كالعدد أو الوزن، بينما يختلف سعر الخدمات بحسب تفاصيلها. بناءً على ذلك، حدد نوع الفاتورة قبل المضي بتصميمها؛ لتحدد المعلومات الواجب تضمينها.
في المثال الذي سنتناوله لتطبيق الخطوات، سنباشر بتصميم فاتورة إلكترونية موجهة لأصحاب المتاجر. وفي حال كنت ترغب بتصميم فاتورة لمقدمي الخدمات، فلا تقلق، يمكنك اتباع نفس الخطوات مع التعديل قليلًا في جدول الخدمات، فبدلًا من الاسم والكمية والوزن للمنتج، تضيف الاسم والوصف للخدمة.
2. إعداد ملف إكسل لتصميم الفاتورة
افتح برنامج إكسل من جهاز الحاسوب لديك، ثم من الصفحة الرئيسية للبرنامج اضغط على “مصنف فارغ”.
نحتاج الآن لإعداد الملف لتصميم الفاتورة، سنجد الخيارات اللازمة جميعها في خانة “تخطيط الصفحة” في شريط الأدوات. لتحويل اتجاه الصفحة ليكون مناسبًا لتصميم فاتورة إلكترونية باللغة العربية، اضغط على أيقونة “ورقة من اليمين لليسار” من خانة “تخطيط الصفحة”.
الآن، سنحول طريقة العرض لتكون صفحة فارغة بدلًا من الحقول. اذهب إلى تبويب “عرض” من الشريط العلوي للبرنامج، ثم اضغط على “تخطيط الصفحة”.
نحتاج لتنسيق طريقة عرض الصفحة، وذلك بالعودة لتبويب “تخطيط الصفحة” من الشريط العلوي، ثم بالضغط على أيقونة “الهوامش”، نختار خيار “هوامش مخصصة” من القائمة المنسدلة.
ستظهر لك نافذة “إعداد الصفحة”، انتقل إلى تبويب “هوامش” واستبدل جميع القيم: “الأعلى” و”رأس الصفحة” و”الأيمن” و”الأيسر” و”الأسفل” و”تذييل الصفحة” لتكون صفر. ثم من قسم “توسيط في الصفحة”، فعّل خياري “أفقي” و”عمودي” ثم اضغط على “موافق”.
ولأن الفاتورة الإلكترونية تكون بشكل عمودي غالبًا، اضغط على “اتجاه الصفحة” واختر “عمودي”.
لتحديد حجم الصفحة بدقة، اضغط على “حجم الصفحة” ومن القائمة المنسدلة اختر “A4″، وهو مقاس ورق الطباعة.
ثم غيّر قيمة “العرض” و”الطول” في تخطيط الصفحة لقيمة: “صفحة واحدة”.
لكي نخفي خطوط الشبكة، ألغِ تفعيل العلامة بجانب “عرض” في قسم “خطوط الشبكة”.
ولإخفاء المساحات البيضاء بين الصفحات، قف يمؤشر الفأرة بين صفحتين حتى يتحول المؤشر لزر “إخفاء المساحة البيضاء”، ثم اضغط بالزر الأيمن للفأرة.
الآن ، أصبح ملف القالب جاهزًا لبدء تصميم فاتورة إلكترونية، ولكن يجب حفظ الملف قبل المتابعة، حتى لا نفقد عملنا بسبب أي مشكلة قد تصادفنا. اضغط على “ملف” من الشريط العلوي للبرنامج واختر “حفظ باسم” ثم اضغط على”استعراض” فتظهر لك نافذة حفظ الملف، سمِّ الملف باسم”قالب فاتورة” ثم اختر مكان الحفظ واضغط على “حفظ”.
يفضل تفعيل ميزة “الحفظ التلقائي” من أعلى الشريط العلوي للبرنامج، في حال كانت هذه الميزة موجودة في نسخة البرنامج الموجود على جهازك.
3. تصميم رأس قالب الفاتورة
بعد أن أصبح ملف القالب مناسبًا لتصميم الفاتورة، سنبدأ بإضافة العناصر الضرورية للفواتير. يتمثل العنصر الأول برأس الفاتورة، الذي يضم عنوان الفاتورة وشعار الشركة.
أنشئ أولًا حدًا لقالب الفاتورة بلون مميز، عبر تحديد صف الخلايا الأول في الصفحة، ثم ملؤها باللون الذي تريده. سنختار لون “أزرق فاتح” في مثالنا، ليكون اللون الأساسي في تصميم الفاتورة.
الآن، سننشئ القسم الذي سنضع فيه كلمة “فاتورة” والشعار، نحدد 5 صفوف خلايا أسفل الصف الذي ملأناه في الخطوة السابقة، ثم نملؤه بلون رمادي فاتح.
من الشريط العلوي اضغط على تبويب “إدراج” ثم اضغط على “مربع نص” ليمثل نص “فاتورة” فوق المساحة الرمادية على اليمين. نسّق الخط بنوع مناسب للأعمال التجارية مثل خط “Tajawal” وبحجم ولون مناسبين.
من تبويب “إدراج” أيضًا، اضغط على “صور” ثم أدرج الشعار الذي سيستبدله العميل بشعاره الخاص. ضع الشعار بحجم مناسب أعلى المساحة الرمادية في اليسار، موازاةً لكلمة “فاتورة”.
4. تصميم جسم الفاتورة
يُعدّ جسم الفاتورة القسم الأساسي في تصميم الفواتير الإلكترونية، فيضم المعلومات الرئيسية في سبعة أقسام، وهي:
قسم معلومات صاحب العمل
عادةً ما تتمثل معلومات صاحب العمل باسم الشركة، ورقم الهاتف، والبريد الإلكتروني، والعنوان. يمكن لصاحب العمل الحذف أو الإضافة بهذا القسم حسبما يرغب. نُدرج النصوص الأربعة ثم ننسقها لتظهر بالنهاية بالشكل التالي:
قسم معلومات العميل
يضم قسم معلومات العميل معلوماتٍ مماثلة لبيانات صاحب العمل، نُدرجها في الجانب الأيسر موازاةً للقسم الذي أدرجناه في الخطوة السابقة.
نلاحظ أننا لا نملأ بيانات العميل في القالب ونضع خطوطًا مستقيمة بدلًا من ذلك؛ لأن بيانات هذه الحقول ستكون مختلفة في كل فاتورة. يمكنك إدراج الخطوط بالذهاب إلى تبويب “إدراج” في الشريط العلوي، والضغط على “أشكال” ثم اختيار “خط” من قائمة الأشكال المنسدلة.
قسم جدول المنتجات
وهو القسم الأهم، ويكون أسفل بيانات صاحب العمل والعميل مباشرةً. لإنشاء الجدول سنحدد 6 خلايا متجاورة بشكل عرضي، ثم نملؤها بنفس درجة لون الأزرق الفاتح الذي استخدمناه مسبقًا.
مع بقاء تحديد الخلايا، نضغط على “الحدود” من تبويب “الشريط الرئيسي” ونختار “كافة الحدود”؛ لتظهر حدود الجدول ونضيف بيانات كل خلية.
سنضيف الآن عناوين الخلايا التي نحتاجها ثم ننسقها باللون الأبيض وبحجم وخط مناسبين. وهذه العناوين هي: الرقم، واسم المنتج، والوصف، وسعر الوحدة، والكمية، والسعر الإجمالي.
نعيد تحجيم الأعمدة التي تحتوي هذه الخلايا؛ ليكون عرض كل عمود مناسبًا لما سيُكتب داخله. فعرض عمود الرقم يكون صغيرًا، بينما عرض عمود الوصف يكون أكبر:
الآن، نحدد ستة صفوف مع ست أعمدة من الخلايا، ونضع لهم حدودًا كما وضعنا لعناوين الجدول، ثم نملأ هذه الخلايا ببيانات افتراضية وننسقها بلون خط غامق، كالأسود أو الرمادي الغامق.
لتمييز المعلومات الموجودة في أعمدة “الرقم” و”سعر الوحدة” و”الإجمالي”، نملأ هذه الخلايا بلون رمادي فاتح.
سننسق الأرقام في عمودي “سعر الوحدة” وعمود “الإجمالي” لتكون أرقام عملة نقدية. نذهب إلى تبويب “الشريط الرئيسي” ثم نضغط على القائمة المنسدلة لتنسيق الأرقام ونختار “عملة”.
بنفس الطريقة، سننشئ القسم المتبقي من جدول المنتجات. وهو الجدول الذي يُظهر المجموع الكلي لسعر المنتجات وقيمة الضرائب والحسم، ثم المجموع النهائي. وهنا يجب تنسيق أرقام نسبة الحسم ونسبة الإضافي كنسبة مئوية، بنفس الطريقة التي نسقنا فيها أرقام الإجمالي وسعر الوحدة كعملة.
قسم معلومات الفاتورة
سيكون هذا القسم أسفل جدول المنتجات على اليمين، ويضم مربعات نصوص بداخلها معلومات الفاتورة، وهي تاريخ إصدار الفاتورة وتاريخ التسديد النهائي ورقم الفاتورة.
قسم طرق الدفع
يكون قسم طرق الدفع عادةً أسفل معلومات الفاتورة مباشرة، ويضم مربعات نصوص بداخلها معلومات طرق الدفع، وهي: الدفع المباشر (كاش) والحوالات البنكية والدفع عبر باي بال، مع إمكانية الحذف أو الإضافة لطرق أخرى.
قسم الشروط والأحكام
عادةً ما يضم قسم الشروط والأحكام ما يترتيب على العميل في حال تأخر بتسديد مبلغ الفاتورة عن تاريخ التسديد النهائي. أضف عنوانًا للقسم ومربع نص يعدّله صاحب النشاط التجاري.
قسم التوقيع
قسم التوقيع هو القسم الأخير في جسم الفاتورة، ويكون على الجانب الأيسر موازيًا لقسم الشروط والأحكام. نضع فيه ثلاث مربعات نصوص تضم اسم محرر الفاتورة ومنصبه وتوقيعه.
5. تصميم تذييل الفاتورة
تصميم تذييل الفاتورة مشابه تمامًا لتصميم رأس الفاتورة من حيث ملء الخلايا فيه بلوني الأزرق الفاتح والرمادي الفاتح، ثم سندرج مربع نص فوق المنطقة الرمادية، ونكتب بداخله عبارة شكر للعميل.
بالانتهاء من تصميم التذييل نكون قد أنهينا تصميم قالب الفاتورة، لتكون النتيجة بشكل كامل هكذا:
6. تفعيل المعادلات الرياضية اللازمة
تصميم فاتورة إلكترونية احترافية لا يكتمل دون وجود عمليات حسابية مؤتمة، لذا ينبغي بعد الانتهاء من تصميم المظهر الخاص بقالب الفاتورة، أن نبدأ بتفعيل المعادلات الرياضية عبر إكسل. لا تقلق إن لم تكن لديك خبرة في معادلات الإكسل،؛ فالمعادلات التي سنستخدمها بسيطة جدًا وهي عبارة عن عمليات جمع وطرح وضرب فقط.
نبدأ مع المعادلة التي ستعطينا إجمالي سعر منتج واحد، وهي حاصل ضرب سعر الوحدة وتمثلها الخلية E22، بالكمية التي تمثلها الخلية F22 في مثالنا هنا:
E22 * F22 =
ستظهر نتيجة العملية الحسابية مباشرةً في الخلية بعد تطبيقها؛ لنتأكد من صحتها.
انسخ هذه الخلية، ثم حدد بقية خلايا إجمالي السعر في العمود، واضغط بزر الفأرة الأيمن فتظهر قائمة منسدلة، اختر “صيغ (ص)” من “خيارات اللصق”، فتجد أن نفس المعادلة قد طُبقت على جميع خلايا عمود السعر الإجمالي.
أما معادلة المجموع الكلي، فهي عملية جمع كل قيم الإجمالي من الخلية G22 إلى الخلية G39:
SUM(G22:G39) =
نطبق عملية الجمع أيضًا على مجموع الكمية، من الخلية F22 إلى الخلية F39 بالمعادلة التالية:
SUM(F22:F39) =
أما معادلة قيمة الضرائب، فهي حاصل ضرب قيمة المجموع الكلي G43 بنسبة الضرائب F46 المحددة من قبل صاحب العمل:
G43*F46 =
وبالمثل تكون معادلة قيمة الحسم، فهي حاصل ضرب قيمة المجموع الكلي G43 بنسبة الحسم F49 المحددة من قِبل صاحب العمل:
G43*F49 =
بقي لدينا معادلة المجموع النهائي فقط، وهي حاصل جمع المجموع الكلي G43 مع قيمة الضرائب G46، منقوصًا منها قيمة الحسم G49:
G43+G46-G49 =
وهكذا، بتفعيل هذه المعادلات البسيطة ستكون قد صممت فاتورة إلكترونية مؤتمة وتوفر للعميل دقة في الحسابات.
7. حفظ قالب الفاتورة الإلكترونية
يجب حفظ ملف الإكسل للقالب بصيغة xltx، فهذه الصيغة تحافظ على ملف القالب الأساسي بدون تعديل. كما يجب حفظها بصيغة xlt ليتمكن صاحب العمل من الاستفادة منه في حال استخدامه لأحد إصدارات برامج مايكروسوف أوفيس القديمة، مثل مايكروسوفت أوفيس 2010 و2007.
8. تجهيز قالب الفاتورة الإلكترونية للبيع
بعد أن أصبح بين يديك قالب فاتورة إلكترونية متكاملًا، يمكنك عرضه للبيع عبر متجر بيكاليكا المتخصص ببيع المنتجات الرقمية؛ ليستفيد منه أصحاب الشركات والمتاجر في إصدار فواتيرهم وحفظ معاملاتهم المالية، وتحقق دخلًا سلبيًا عند تدفق عمليات الشراء بعد قبول منتجك.
لتعرض القالب للبيع باحترافية، وتوفر للعملاء تصورًا واضحًا عما تبدو عليه الفاتورة الإلكترونية، ضع القالب في موك آب Mock up إعلاني مناسب، ووضّح إمكانيات التصميم بعرضه على ورق مطبوع وعلى شاشة الحاسوب.
لا تنسَ إرفاق ملف نصي أو فيديو مُسجّل باسم “تعليمات”، تشرح فيه للعميل كيفية استخدام قالب الفاتورة في الحالتين، سواء كان مطبوعًا أو إلكترونيًا، مع توضيح أماكن إيجاد وتعديل الألوان والخطوط المستخدمة في التصميم؛ ليتمكن من تخصيص التصميم بما يناسب علامته التجارية.
الآن، يمكنك طلب الانضمام للبائعين عبر بيكاليكا لرفع قالب الفاتورة الإلكترونية. سيُراجع القالب من قِبل فريق من المتخصصين للتأكد من مناسبته وقبوله.
نصائح لتصميم قالب فاتورة احترافي
حتى يكون قالب الفاتورة الذي أنشأته احترافيًا وملفتًا، راعِ التفاصيل الصغيرة ليكون الشكل النهائي مميزًا. إليك مجموعة من النصائح المهمة التي ينبغي مراعاتها أثناء التصميم:
- استخدم ألوان وخطوط متناسقة ومنسجمة، ولا تستخدم أكثر من لونين أو خطين في كامل تصميم قالب الفاتورة.
- ميّز النصوص الهامة بأحجام أكبر وأوزان أثقل، مثل اسم الشركة، واسم العميل.
- أبقِِ تصميم الفاتورة الإلكترونية بسيطًا وابتعد عن الرسومات المعقدة؛ لتحقق وضوح البيانات وسهولة الفهم.
- في جدول المنتجات، يُفضل توفير عمود للوصف أو الملاحظات، فحتمًا سيحتاج إليه العميل لكتابة معلومات إضافية أو ملاحظات عن المنتجات.
ختامًا، أصبحت الفاتورة الإلكترونية مطلبًا أساسيًا للأنشطة التجارية، يمكنك استغلال هذا التوجه وتوظيف مهاراتك لتصمم أفكارًا وتصميمات مختلفة تجذب بها شرائح متنوعة من احتياجات وأذواق العملاء.
تم النشر في: تصميم
