المراسلات الإدارية: كيف تكتب مراسلات إدارية احترافية؟

المراسلات-الإدارية:-كيف-تكتب-مراسلات-إدارية-احترافية؟

المراسلات الإدارية: كيف تكتب مراسلات إدارية احترافية؟

لا يمكن إتمام أي عمليّة بين مجموعة من الجهات، دون تواصل فيما بينهم. وعندما نتكلّم عن عالم الأعمال، فبالتأكيد يجب حدوث تواصل فعّال بين الجهات الإدارية من أجل تنفيذ الخطط والمشاريع القائمة. وتُعدّ المراسلات الإدارية هي جوهر العملية الإدارية، القائمة على الجوانب الإنسانيّة، خصوصًا في حالات الإدارة عن بعد. لكن ما هي المراسلات الإدارية؟

جدول المحتويات:

ما هي المراسلات الإدارية؟

هي كلّ عملية تواصل بين الإدارات بشكل داخلي أو خارجي، من أجل ضمان تنفيذ الخطط والمعايير والإجراءات وحفظها. كما تُستخدم أيضًا لشرح السياسات العامة في المؤسسات أو تطويرها، أو لتعزيز التواصل في الفرق عن بعد.

لا تقتصر قيمة المراسلات الإدارية على الوقت الذي تتم فيه، بل تُعدّ من أكثر المواد الأرشيفية قيمة في أي مؤسسة، لما فيها من شرح مراحل كلّ عملية تجري في المؤسسة، وعادةً ما تُحفَظ جميع المراسلات الإدارية في المؤسسة لعدّة سنوات قبل الاستغناء عنها.

أهمية المراسلات الإدارية

يمكن للتوجيهات المسبقة توضيح أجزاء من العمليات الإدارية، لكن بالنسبة لعمليّة مهمة ومستمرة مثل الإدارة، فوجود مراسلات لمتابعة أي عملية هي أمر في غاية الأهمية، وتؤدّي دورًا لا غنى عنه بسبب:

1. دور المراسلات الإدارية التوضيحي

في أغلب الأحيان يتم اللجوء للمراسلات الإدارية إذا تعذّر استكمال أي من العمليات الإدارية داخل المؤسسة، مما يتطلب شرحًا موسعًا عن المشكلة، لإيجاد الحلول الفعالة عوضًا عن الحلول المؤقتة.

2. تحديد المسؤوليات

سواء في حالات المراسلات الأفقية أو العمودية، وجود مراسلات إدارية منظمة وصحيحة، يساهم في تحديد المسؤوليات الموكلة لأي جزء من أجزاء الإدارة. والسبب الأول لاستخدام المراسلات الإدارية، هو البحث عن طريقة مناسبة لإنجاز المهام وتحقيقها.

3. دليل يمكن الاعتماد عليه

في عالم الأعمال، لا تُعدّ التسجيلات الصوتية أو المكالمات دليلًا تمكن أرشفته في المؤسسة، من أجل البحث والاعتماد على مضمونه لاحقًا. أما المراسلات الإدارية، فهي تُعدّ من المواد الأرشيفية القيمة بالنسبة لأي مؤسسة. وفي بعض المؤسسات، لا يُعتمد على الأرشيف الإلكتروني كدليل حقيقي، ولكن هذا الأمر بدأ بالتغير تدريجيًا.

4. المراسلات الإدارية هي مواد موضوعية

يمكن أن يغلب الطابع العاطفي على أي من أشكال التواصل الإداري، أو يمكن أن يكون مشحونًا بالاندفاع نحو المواقف أو الغضب منه، أو غيرها من المشاعر. أما المراسلات الإدارية، فلا يمكن كتابتها إلا عندما تكون موضوعية بشكلٍ كامل، دون وجود أي تحيّز أو شخصنة فيها.

ما الفرق بين أنواع المراسلات

قد تبدو فكرة المراسلات متشابهة بالنسبة للكثيرين، لكن بالتأكيد هناك مجموعة من أنواع المراسلات التي تخضع كلّ منها لمعايير وشروط محددة، ويمكن تمييز 3 أنواع من المراسلات وهي:

أولًا: المراسلات الشخصية

هي المراسلات التي لا تخضع لأي شروط، وتكون حرية التعبير فيها مفتوحة. فهي لا تُستخدم كمواد أرشيفية، وليس لها أهمية جوهرية بالنسبة للعمل، ولا تخضع هذه المراسلات لشروط أو معايير من ناحية الكتابة أو طريقة التنسيق، وهي المراسلات المستخدمة بين الزملاء.

ثانيًا: المراسلات التجارية

هي المراسلات المتعلقة بالمنشآت التجارية، وعادةً ما يخلط بين هذا النوع من المراسلات مع المراسلات الإدارية. تكون حرية التعبير في هذا النوع من المراسلات عالية نسبيًا، ولكنها خاضعة لمعايير رقابية تختلف حسب المنشأة أو الدولة التي تتم فيها المراسلات.

ثالثًا: المراسلات الإدارية

هي المراسلات التي تتم داخل الشركة، أو بين الشركة والشركات الأخرى. ويخضع هذا النوع من المراسلات للضوابط والشروط وطرق تنسيق محددة، لأنها تُحفظ كمادة أرشيفية يمكن العودة إليها في حال حدوث نزاعات إدارية. أو لضمان التواصل الفعال في المؤسسات، ولها دور رئيسي في الاتصال الفعال في الفرق التي تعمل عن بعد. أما تقسيمات هذا النوع من المراسلات، فيعتمد على جزئيتين؛ اتجاه المراسلة، وجهة المراسلة.

1. حسب اتجاه المراسلة

  • المراسلات الإدارية العمودية: هي المراسلات التي تُكتب من قِبل رؤساء الأقسام للمرئسين أو العكس، أي إن طرفي المراسلة يكونان مختلفان من حيث المنصب الإداري. ويتضمن هذا النوع من الرسائل، إما تفويض المهام أو طلب التسهيلات، وإحاطة المدراء بالعلم حول سبب المراسلة.
  • المراسلات الإدارية الأفقية: هي المراسلات التي تتم في نفس المستوى الإداري في الشركة، بين الأقسام من نفس المستوى أو بين المدراء. ويُستخدم هذا النوع من المراسلات في إحاطة طرف المراسلة الآخر بالعلم عن حدوث تغيير جديد، أو لاتخاذ قرار محدد.

2. حسب جهة المراسلة

  • المراسلات الإدارية الداخلية: هي المراسلات التي تتم داخل المؤسسة الواحدة.
  • المراسلات الإدارية الخارجية: هي المراسلات التي تكون موجهة من الأقسام الإدارية في الشركة، إلى مؤسسات وشركات أخرى.

كيفية كتابة المراسلات الإدارية

يُعدّ كتابة هذا النوع من المراسلات أمرًا ُمربكًا للبعض، خاصةً في حالة عدم وجود شخص متمرس في هذا النوع من المراسلات. ثم أن البحث عن قوالب للمراسلات الإدارية يمكن أن يكون صعبًا بعض الشيء، بسبب اختلاف طرق صياغة هذه الرسائل بين مؤسسة وأخرى. أما عن مكونات المراسلات الإدارية، فهي أربع أجزاء ثابتة لا يمكن الاختلاف عليها، وهذه الأجزاء هي:

1. العنوان

وهو الجزئيّة الأولى التي يتلقاها مستقبل الرسالة، لذلك يجب أن يكون العنوان توضيحيًا لسبب الرسالة، دون أي محاولة لتجميله باستخدام الأساليب اللغوية، وألا يحتوي على أي صيغة استفهامية، بل يجب أن يكون واضحًا تمامًا، مما يساعد على فهم سبب الرسالة ومعناها من البداية.

2. المقدمة

عوضًا عن الدخول بصلب الموضوع بشكل مفاجئ، يجب التمهيد له بأسلوب مهذّب، عن طريق التحية في البداية، ومن ثم توجيه الخطاب للمتلقي وإعطاءه العلم بسبب توجيه الرسالة، والشرح عن المشكلة بشكل مبسّط قبل التفاصيل. وعادةً ما تكون مقدمة المراسلات الإدارية قصيرة نسبيًا، ولا يجب زيادة التفاصيل فيها، وإنما يكفي ذكر المشكلة الأساسية، مع التعريف بها وحسب. على سبيل المثال:

  • في حال استئناف مراسلة سابقة، تبدأ المقدمة بصيغة (ردًّا على رسالتكم السابقة، بالإضافة إلى ما ذُكِر، يشرفني استلام خطابكم) أو أية صيغة مشابهة، بعيدًا عن الدخول بصلب الموضوع بطريقة مباشرةً.
  • في حال بدء مراسلة جديدة، يجب البدء بـ (يشرفني أن أبلغكم، يسعدني إعلامكم، سأكون شَاكِر لكم)، أو أي صيغة مشابهة في حال توجه الرسالة نحو مستوى إداري أعلى.

3. متن الرسالة

يحتوي متن الرسالة على المعلومات ذات الأهمية فقط، فيجب التفصيل بالمشكلة، ولكن لا يجب شرح المشكلة من وجهة نظر المرسل، وإنما يجب أن يحتوي المتن على جميع الوثائق التي تفيد في المراسلة، من أجل تأكيد أهميتها، وتوضيح المطلوب منها، وبيان سبب الرسالة بالتفصيل.

ولا يراعى في المتن أسلوب التنسيق في الرسالة، بقدر أن يكون واضحًا وشاملًا لجميع جزئيّات المشكلة. كما يجب التنويه لكلّ أمر بشكلٍ دقيق للغاية. على سبيل المثال؛ إبداء الرأي يُسبق بكلمات مثل (ومع ذلك، زيادة على ذلك، وللعلم)، والابتعاد قدر الإمكان عن كتابة المعلومات على أساس الملاحظة الشخصية، وإنما يحب أن تكون كلّ المعلومات متعلقة بأسباب الرسالة.

4. الخاتمة

تُعدّ الخاتمة من أهم مقومات المراسلات الإدارية الناجحة، فينبغي أن تحتوي على الإجراء المرجو من الرسالة الإدارية، مع ختام الرسالة بأسلوب مهذّب تمامًا كما في المقدمة، مع ذكر أي معلومة إضافية قد تؤدّي دورًا ثانويًا في سبب الرسالة. مع ختام الرسائل الإدارية بصياغات مثل: أرجو تقبّل، يرجى التفضل بقبول الطلب.

مقوّمات المراسلات الإدارية الصحيحة

تعتمد المراسلات الإدارية اعتمادًا كبيرًا على شكل مضبوط من الكلام، كما ينبغي لكاتب الرسائل الإدارية مراعاة مجموعة من الاعتبارات عند كتابتها، وأبرز القواعد التي يجب عليك معرفتها عند كتابة الرسائل الإدارية هي:

  1. الإيجاز قدر الإمكان والابتعاد عن أساليب المبالغة أو الحشو في محتوى الرسائل.
  2. الموضوعية والحياد في كتابة الرسائل بعيدًا عن الآراء الشخصية.
  3. الابتعاد عن روح الدعابة داخل المراسلات الإدارية، فهي وثائق متعلقة بالعمل.
  4. المهنية والحذر من التأثير على مشاعر متلقي الرسائل.
  5. أن تكون مكتوبة في حالات الاستقرار، ولا يجب أن تُكتب بداعي الغضب أو الكراهية.
  6. الإشارة لوجود مرفقات من البداية، في حال وجدت داخل الرسائل الإدارية.
  7. التنويه بأسماء مستلمي الرسالة بشكل واضح.
  8. التوقيع على الرسالة بشكل واضح.
  9. عدم وجود أي خطأ كتابي أو إملائي في الرسالة الإدارية.

ختامًا، تُعدّ اللغة المستخدمة في المراسلات الإدارية من الأشياء الأكثر أهمية، عند بدء مراسلة إدارية جديدة أو استئنافها، لأن لغتها يجب أن تكون لبقة وواضحة في الوقت نفسه، بعيدًا عن التملق أو المبالغة.

The post المراسلات الإدارية: كيف تكتب مراسلات إدارية احترافية؟ appeared first on مدونة بعيد.

المصدر

تلخيص-كتاب:-فن-الترجمة-والتعريب

تلخيص كتاب: فن الترجمة والتعريب

لا يرتبط فن الترجمة بإجادة لغة أجنبية فحسب، إذ تجري عملية الترجمة وفق أصول وقواعد واستراتيجيات تتأرجح بين لغتين وَجَب أن يحيط بها المترجم عِلمًا

دليلك-لإتقان-فن-تصوير-الملابس-لمتجرك

دليلك لإتقان فن تصوير الملابس لمتجرك

يُعدّ التصوير الاحترافي للملابس مهمة لا غنى عنها لأصحاب المحال والمتاجر الإلكترونية، إذ إن قرار الشراء لدى العميل يعتمد على مدى ثقته واقتناعه بالصور المعروضة؛